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會議策劃從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專 職從事這項工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，一定要確認(rèn)一個有經(jīng)驗的項目負(fù)責(zé)人，想清楚策劃的步驟、時間推進節(jié)點、人員的分工。如果思路不清 晰，經(jīng)驗不到位，往往從策劃的一開始，就會在眾多的意見、指導(dǎo)中迷失方向。
      在你籌劃的思路理清后，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了。
3、會議地址的選擇
      會場的選擇，直接關(guān)系到會議的風(fēng)格、形式、規(guī)模、預(yù)算和檔次，這也是隨后進一步策劃方案的基礎(chǔ)，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？
改革開放后，人民大會堂開始面向商業(yè)活動開放。為了突出會議的權(quán)威性，彰顯企業(yè)的高端形象，建議企業(yè)舉行重大會議活動選擇高端場地。[1]
4、選擇
1, 列出可供選擇的清單
必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件，便于各個場所的比較和選擇。這一方面，也可以參考SINO-MEETING的會場搜索系統(tǒng)，該系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)將對選擇場地的過程，大大提高效率。
2, 根據(jù)清單綜合考慮會議類型與場所的搭配
比如研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境；重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝；對于交易會和新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展示空間的場所，會場交通必須便利等等。
3，親臨現(xiàn)場實地考察
考察場地非常重要，要做好充分的準(zhǔn)備，要約見會議方及場地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問題；要對會議中的重要流程和環(huán)節(jié)心中有數(shù)，在考察場地的時候，能問到的問題越多，今后出現(xiàn)風(fēng)險的機率就越低。
4、會議整體規(guī)劃
      確定了場地，策劃的工作就進入了快車道，通過以下步驟，整個會議策劃方案就會很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現(xiàn)有的所有信息，先把整個會 議的流程和方案想象出來，越具體越好招開策劃動腦會，這個會議上，你需要把專業(yè)的會議策劃人士找來，比如SINO-MEETING；也要把主要的決策人員 找來，在你的草擬方案基礎(chǔ)上，展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論，一般，從第一稿的策劃書到最后落實的方案，如果策劃人員經(jīng)驗到位的話，最多3次 往返討論，就可以把方案細(xì)化到執(zhí)行層面，是否到了細(xì)化到了執(zhí)行面，關(guān)鍵要看是否已經(jīng)擬出了“工作時間進程表”“任務(wù)分工表”“物品清單”“成本分析表”這 幾張最重要的執(zhí)行文件。
會都模式
伴隨著會議市場的發(fā)展，一些城市由于其各方面的條件的吸引，成為了炙手可熱的會議舉辦目的地，一種新的城市發(fā)展模式誕生了，北京綠維創(chuàng)景稱之為會都模式， 就是是伴隨會議市場發(fā)展而形成的會議產(chǎn)業(yè)聚集形式，是以會議接待為主導(dǎo)、擁有大規(guī)模會議設(shè)施、休閑度假項目和酒店接待能力的會議產(chǎn)業(yè)聚集場所，包括達到一 定規(guī)模的會議型度假酒店或行政區(qū)域，按照會都影響力范圍可分為國際型、國家型和區(qū)域型；按規(guī)模可分為城鎮(zhèn)型和度假酒店型；按照規(guī)模，可以分為小型、中型、 大型。
會都模式，是會議產(chǎn)業(yè)發(fā)展到一定程度產(chǎn)生的，我們將其大致概括為三類發(fā)展模式：
1、旅游市場導(dǎo)向型：依附著名的旅游目的地或中轉(zhuǎn)過境地，借該地觀光旅游之勢，依托旅游市場，導(dǎo)入會議需求，形成觀光旅游型會議聚集，包括以會議方式存在的獎勵旅游和福利旅游等。云安會都是一個典型案例。
2、城市商務(wù)導(dǎo)向型：由大都市的商務(wù)會議市場需求拉動，產(chǎn)生聚集效應(yīng)，形成商務(wù)接待與商務(wù)會議型會都，多位于經(jīng)濟繁華大都市郊區(qū)。九華山莊是一個典型案例。
3、資源支撐型：由特色、新奇或珍惜的資源所支撐，尤其是與休閑度假緊密相關(guān)的資源，如溫泉、滑雪、濱海等，形成休閑度假目的地，其必需的周一至周五及淡季資源利用，形成了對會議市場的規(guī)模化開發(fā)，產(chǎn)生了會都聚集。